התאמות אשראי לעסקים: איך לוודא שכל הכסף הגיע לבנק
עסקה שנסלקה בקופה עדיין לא אומרת שהכסף נכנס לחשבון. בין המסוף, חברת האשראי והבנק יש כמה שלבים, ובכל אחד מהם כסף יכול להיתקע: עמלה שגויה, תשלום שלא הועבר או זיכוי שנרשם פעמיים. המדריך הזה מסביר מה בודקים בהתאמות אשראי, איפה הטעויות מסתתרות ואיך עושים את זה בלי לשבת על אקסלים.
מה זו בדיקת התאמות אשראי
התאמות אשראי הן השוואה בין שלושה מקורות: מה שבוצע בקופה או במסוף, מה שחברת האשראי דיווחה שתעביר, ומה שנכנס בפועל לחשבון הבנק. כשהשלושה תואמים, הכול תקין. כשיש פער, מישהו צריך לבדוק למה.
בעסק קטן עם מעט עסקאות אפשר לעשות את זה ידנית פעם בחודש. בעסק עם כמה סניפים, הרבה עסקאות ועסקאות תשלומים, בדיקה ידנית כמעט תמיד מדגמית, ופערים קטנים פשוט לא נראים.
איפה הכסף נתקע
- סליקות שבוצעו ולא הועברו לחשבון, או שהועברו בסכום נמוך יותר.
- עמלות סליקה שגבוהות ממה שנקבע בהסכם עם חברת האשראי.
- עסקאות בתשלומים שאחד התשלומים בהן לא הגיע במועד.
- זיכויים וביטולים שנרשמו פעמיים, או שלא נרשמו בכלל.
- עסקאות ששויכו למסוף או לסניף הלא נכון.
- עיכובים בימי הזיכוי מעבר למה שסוכם.
כל אחד מהם נראה קטן בעסקה בודדת. ברשת עם אלפי עסקאות בחודש, גם אחוז קטן של סטייה מצטבר לסכומים משמעותיים.
איך עושים את זה נכון
הדרך האמינה היא להשוות עסקה מול עסקה ויום מול יום, ולא רק סכומים חודשיים. השוואה של סיכומים חודשיים מסתירה טעויות שמקזזות זו את זו.
- מושכים את דוחות הקופות והמסופים, את דוחות חברות האשראי ואת דפי הבנק לאותה תקופה.
- מתאימים כל עסקה לזיכוי שלה, לפי תאריך, סכום, מסוף ומספר אישור.
- מסמנים כל עסקה שלא נסגרה, עם הסכום המדויק והסיבה האפשרית.
- מכינים לכל חברת אשראי רשימה מסודרת לדרישת השבה.
אוטומציה: בדיקה שוטפת במקום פעם בשנה
הבעיה בבדיקה ידנית היא לא רק הזמן. היא גם התדירות: טעות שמתגלה אחרי שנה קשה יותר להחזיר מטעות שמתגלה אחרי שבוע. מערכת התאמות אוטומטית רצה על הדוחות כל הזמן ומתריעה על כל פער חדש מיד.
ב-ENIGMA 360° אנחנו בונים לעסקים מערכת התאמות שעובדת על הדוחות בלבד. היא לא נוגעת במערכות הקופה והסליקה הקיימות, ולא דורשת להחליף ספק. התוצאה היא דוח ממצאים לפי סניף, חברת אשראי ותקופה, ותיק מוכן לדרישת השבה.
למי זה הכי משתלם
- רשתות עם כמה סניפים ומסופים רבים.
- עסקים עם הרבה עסקאות בתשלומים.
- עסקים שעובדים עם יותר מחברת אשראי אחת.
- עסקים שמעולם לא עשו בדיקה כזו, ולכן לא יודעים כמה כסף נתקע.
שאלות ותשובות
האם צריך להחליף את חברת הסליקה?
לא. הבדיקה עובדת על הדוחות שכבר יש לכם, מכל חברת אשראי ומכל מסוף.
על איזו תקופה אפשר לבדוק?
על כל תקופה שיש לכם עליה דוחות. רוב העסקים מתחילים מבדיקה של כמה חודשים אחורה, ואז עוברים לבקרה שוטפת.
מה עושים עם הפערים שנמצאו?
פונים לחברת האשראי עם רשימה מסודרת של העסקאות והסכומים. ההחלטה איך לפעול היא שלכם, ובמקרה של מחלוקת כדאי להתייעץ עם רואה חשבון.
האם המידע שלנו נשאר מאובטח?
כן. משתמשים רק בהרשאת קריאה לדוחות, ולא בהרשאה לבצע פעולות בחשבון.
מקום אחד ללידים וללקוחות שלכם
ENIGMA CRM שומר כל ליד עם המקור, השלב וההיסטוריה שלו, ומחבר את הוואטסאפ והבוט הקולי לאותו לקוח.